1. Programe-se
Anote tudo o que tem para fazer na agenda, concentrando-se nas tarefas mais importantes e deixando períodos pré-definidos para as outras. Um bom truque é instituir horas de 50 minutos para ganhar uma folguinha entre um compromisso e outro. É importante que todos tenham conhecimento da sua disponibilidade. Essa atitude fará com que os outros respeitem o seu espaço e evitem cobranças depois.
2. Use a tecnologia
Em vez de telefonar e ter de conversar com quem está do outro lado da linha, prefira usar o e-mail. E lembre-se de escrever mensagens breves – poucas pessoas (você inclusive) têm disposição para ler uma novela no meio do expediente. Grave na secretária eletrônica o número do seu fax e o endereço eletrônico; assim, quem ligar poderá entrar em contato com você de um modo mais prático e rápido.
3. Evite interrupções
Cada vez que for começar algo importante, ligue a secretária eletrônica e avise a quem está em volta que não quer ser interrompida. Se um colega se aproximar e perguntar se pode conversar um minuto, diga que está ocupada, mas que logo irá até a sua mesa. Barreiras físicas, como trancar a porta, não são a melhor alternativa, porque demonstram má vontade, mas podem ser consideradas em casos extremos.
4. Seja objetiva ao telefone
Enumere as ligações que precisa fazer, reserve um período para elas e tente se livrar das mais complicadas primeiro. Um bom truque é sempre pensar no que precisa dizer antes de discar e ir direto ao assunto. Se a pessoa for inconveniente ou não entender a sua necessidade de desligar, agradeça a conversa usando o verbo no passado: "Foi muito bom termos falado sobre isso". Se não adiantar, invente uma desculpa, como a clássica "tenho um interurbano esperando na outra linha".
5. Evite estender reuniões não programadas
Quando depender de você, defina as reuniões em termos objetivos: hora marcada para começar e para terminar e lista das pessoas que vão participar. Se possível, marque a reunião para logo antes do almoço. Evite discutir itens não programados e não deixe nada interromper o encontro. Além disso, termine a reunião na hora combinada, mesmo que os outros queiram espichá-la um pouco
Por Roseane Santos, da revista Claudia